WYTYCZNE
w sprawie przeprowadzania
walnych zebrań sprawozdawczych w rodzinnych ogrodach działkowych
Polskiego Związku Działkowców
w okresie kadencji
Niniejsze wytyczne wskazują zasady odbywania walnych zebrań sprawozdawczych w rodzinnych ogrodach działkowych zarządzanych przez stowarzyszenie ogrodowe Polski Związek Działkowców w okresie obecnej kadencji w Związku.
Na opracowanie wytycznych do przeprowadzenia walnych zebrań sprawozdawczych oraz formularzy dokumentów na okres kadencji pozwoliło wdrożenie ustawy z dnia 13 grudnia 2013 roku o rodzinnych ogrodach działkowych oraz zarejestrowanie w Krajowym Rejestrze Sądowym statutu PZD uchwalonego na XII Krajowym Zjeździe Delegatów PZD.
Walne zebranie jest najwyższym organem PZD w ROD, który podejmuje najważniejsze dla funkcjonowania ROD decyzje. Zgodnie z § 56 ust. 2 statutu PZD prawo uczestniczenia w nim mają wyłącznie członkowie PZD.
Dlatego też zarządy ROD muszą bezwzględnie przygotować imienną listę członków PZD w ROD oraz dopilnować, aby w zebraniu wzięły udział wyłącznie osoby uprawnione. Niezbędne jest więc sprawdzanie dowodu tożsamości przy podpisywaniu listy obecności. Należy pamiętać, że prawa członkowskie wykonuje się osobiście (§ 14 ust. 2 statutu PZD), dlatego nie jest dopuszczalne zastępstwo członka PZD w czynnym udziale w walnym zebraniu sprawozdawczym (konferencji delegatów).
OBOWIĄZKI OKRĘGOWEGO ZARZĄDU PZD
Przed walnymi zebraniami sprawozdawczymi
- Zaplanowanie pracy i zadań związanych z walnymi zebraniami sprawozdawczymi w ROD.
- Opracowanie przez prezydium OZ i wdrożenie systemu narad i szkoleń dla prezesów ROD.
- Powołanie i przeszkolenie zespołu do obsługi walnych zebrań nie tylko z prawa związkowego, ale także aktualnych problemów Związku, a w szczególności programu PZD uchwalonego na XII Krajowym Zjeździe Delegatów PZD i wynikającego z niego otwarcia ogrodów, pozyskiwania środków z funduszy europejskich oraz krajowych i rozwoju ROD.
- Ustalenie kalendarza walnych zebrań.
- Udzielenie pomocy w zorganizowaniu zebrań tym ogrodom, które nie posiadają odpowiednich świetlic.
- Ustalenie obsługi poszczególnych walnych zebrań przez członków powołanego przez OZ zespołu.
- Przedstawienie na walnych zebraniach:
- aktualnych problemów Związku, a w szczególności programu PZD na kadencję uchwalonego na XII Krajowym Zjeździe Delegatów PZD i wynikającego z niego otwarcia ogrodów, pozyskiwania środków z funduszy europejskich oraz krajowych i rozwoju ROD,
- działań Związku na rzecz ogrodów i działkowców,
- aktualnych problemów rodzinnych ogrodów działkowych, zadań i roli organów Związku w służbie działkowców.
OBOWIĄZKI ZARZĄDU ROD
Przed zebraniem:
- Przygotowanie sprawozdania (merytorycznego i finansowego) za poprzedni rok. Komisja rewizyjna ROD przygotowuje własne sprawozdanie z działalności w poprzednim roku.
- Przygotowanie projektu porządku obrad i regulaminu walnego zebrania (konferencji).
- Uzgodnienie terminu walnego zebrania (konferencji) z okręgiem PZD.
- Przygotowanie materiałów i projektów uchwał dotyczących bieżącej działalności ogrodu wynikających z obowiązków walnego zebrania sprawozdawczego (przede wszystkim kalkulacja wysokości opłat ogrodowych).
- Przygotowanie kandydatów do przewodniczenia walnemu zebraniu (konferencji).
Zwołanie walnego zebrania (konferencji)
1. Zawiadomienie pisemne każdego członka PZD o terminie, miejscu, porządku obrad walnego zebrania (konferencji) oraz miejscu i terminie wyłożenia do wglądu materiałów sprawozdawczych. Wyłożenie materiałów powinno nastąpić na co najmniej 7 dni przed walnym zebraniem (konferencją).
2. Zawiadomienie należy doręczyć za pośrednictwem poczty lub bezpośrednio za pokwitowaniem na co najmniej 14 dni przed terminem walnego zebrania (konferencji).
3. Zawiadomienie można wysłać pocztą elektroniczną, jeśli członek PZD wyrazi na to pisemną zgodę i poda adres poczty elektronicznej, na który ma być wysłane zawiadomienie.
WAŻNE
Jeśli w zawiadomieniu zawarta zostanie informacja o możliwości odbycia zebrania w drugim terminie oraz pouczenie o tym, że uchwały podjęte w drugim terminie są ważne i obowiązują bez względu na liczbę obecnych na zebraniu – walne zebranie może się odbyć w drugim terminie (co najmniej pół godziny po wyznaczonej godzinie rozpoczęcia w pierwszym terminie).
4. Przygotowanie materiałów niezbędnych w czasie trwania walnego zebrania (konferencji):
- lista obecności zawierająca wykaz członków PZD w ROD (lista delegatów wybranych na zebraniach sektorów),
- dokumenty załączone jako wzory do niniejszych wytycznych.
5.W ROD, w których będą odbywać się konferencje delegatów:
- przeprowadzenie zebrania w sektorach (zwołuje się je zgodnie z zasadami obowiązującymi dla walnych zebrań), na którym zaopiniowane zostaną materiały sprawozdawcze i projekty uchwał,
WAŻNE
Zgodnie z § 167 statutu PZD delegaci wybrani w sektorach w 2015 roku zachowują swoje mandaty na okres całej bieżącej kadencji.
- W przypadku, gdy w ROD ubył delegat na konferencje delegatów, w danym sektorze powinny być przeprowadzone wybory uzupełniające.
- W ogrodzie, w którym po raz pierwszy będzie odbywała się konferencja delegatów, podczas zebrań w sektorach należy wybrać delegatów, którzy zachowają mandat do końca kadencji w Związku, czyli do 2019 roku.
- w zebraniach w sektorach biorą udział członkowie zarządu ROD.
WAŻNE
Członkowie PZD mający prawo uczestniczenia w zebraniach w sektorach i delegaci na konferencję powinni być bezwzględnie zawiadamiani pisemnie o terminie, miejscu i porządku zebrania.
Pierwszy i drugi termin dotyczy tylko zebrania sektora i walnego zebrania. Konferencja delegatów odbywa się tylko w pierwszym terminie przy obecności ponad połowy delegatów wybranych na zebraniach sektorów.
6. Walne zebrania sprawozdawcze/konferencje delegatów w ROD odbywają się do dnia 15 maja danego roku (§ 59 ust. 2 statutu PZD).
Przebieg walnego zebrania
1. Otwarcie zebrania (prezes lub w jego zastępstwie I wiceprezes), wybór przewodniczącego i prezydium zebrania.
WAŻNE
Przewodniczącym walnego zebrania nie może być:
- prezes zarządu ROD (§ 34 ust. 5 statutu PZD),
- przewodniczący komisji rewizyjnej ROD (§ 34 ust. 5 statutu PZD),
- odwołani członkowie organów (§ 34 ust. 5 statutu PZD),
- osoby rażąco naruszające przepisy związkowe (Uchwała nr 1/IV/2015 Krajowej Rady PZD z dnia 25 listopada 2015 r. w sprawie budownictwa ponadnormatywnego i zamieszkiwania na terenie działek w ROD nie dopuszcza sprawowania mandatu w jakimkolwiek organie Związku przez osobę, która w sposób rażący narusza statutowe obowiązki członka PZD, czyli pobudował ponadnormatywną altanę, zamieszkuje na terenie działki, wykorzystuje działkę niezgodnie z jej ustawowym celem)
2. Ustalenie, czy walne zebranie można rozpocząć w pierwszym terminie. Winien to ustalić Prezes Zarządu ROD na podstawie listy obecności.
WAŻNE
Prawomocność:
- Walne zebranie w pierwszym terminie jest ważne, jeśli bierze w nim udział ponad połowa członków PZD danego ROD.
- Uchwały walnego zebrania odbytego w drugim terminie są ważne bez względu na liczbę członków zwyczajnych obecnych na tym zebraniu.
- Uchwały konferencji delegatów są ważne, jeżeli zostały podjęte przy obecności ponad połowy liczby wybranych delegatów.
3. Zatwierdzenie porządku zebrania i regulaminu obrad.
4. Wybór Komisji Mandatowej oraz Uchwał i Wniosków.
- Wybór Komisji Wyborczej – w przypadku, gdy będą przeprowadzane wybory uzupełniające delegata na Okręgowy ZjazdDelegatów, do Zarządu, Komisji Rewizyjnej.
5. Przedstawienie sprawozdań:
- zarządu ROD z działalności w ubiegłym roku,
- finansowego za ubiegły rok,
- komisji rewizyjnej ROD za ubiegły rok.
6. Przedstawienie przez Komisję Rewizyjną oceny działalności (merytorycznej i finansowej) Zarządu i wniosku o przyjęcie sprawozdań.
7. Sprawozdanie Komisji Mandatowej stwierdzającej prawomocność obrad.
8. Dyskusja.
9. Zatwierdzenie sprawozdań.
10. Wybory uzupełniające (w razie potrzeby).
WAŻNE
- Jeśli z jakiegoś powodu ubył delegat na Okręgowy Zjazd Delegatów PZD wybrany na walnym zebraniu w 2015 roku, należy przeprowadzić wybory uzupełniające.
- Jeżeli od ostatnich wyborów zmniejszył się skład Zarządu ROD lub Komisji Rewizyjnej ROD walne zebranie ma prawo w drodze wyboru uzupełnić skład.
- Jeśli Zarząd lub Komisja Rewizyjna ROD dokooptowały do swego składu członka, walne zebranie ma prawo wybrać w jego miejsce inną osobę i wygasić mandat dokooptowanemu. Jeśli natomiast walne zebranie nie dokona wyboru, oznacza to, że dokooptowanie zostało zatwierdzone.
11. Podjęcie uchwał.
Walne zebranie uchwala:
1) opłaty ogrodowe i termin ich uiszczenia
WAŻNE
Zarząd ROD przygotowując na walne zebranie proponowaną wysokość opłaty ogrodowej, sumuje prognozowane wydatki związane z funkcjonowaniem ROD - zarządzanie ROD, ochrona, konserwacje infrastruktury, koszty prac porządkowych, podatki i opłaty. Sumę planowanych wydatków dzieli się przez ilość m2 pod działkami i do otrzymanego wyniku opłaty dodaje się partycypację uchwaloną przez KR PZD (§ 145 ust. 2 statutu PZD) – w ten sposób otrzymujemy kwotę opłaty ogrodowej za 1 m2 działki.
Na zebraniu należy przedstawić składniki opłaty ogrodowej, bo według tego zarząd ROD będzie musiał rozliczyć się przed członkami PZD na kolejnym walnym zebraniu oraz przed wszystkimi działkowcami nie później niż do 1 lipca przedstawiając informację finansową za poprzedni rok (art. 33 ust. 3 i 4 ustawy o ROD). Cele na jakie może być uchwalona opłata ogrodowa określa dokładnie art. 33 ust. 2 ustawy o ROD.
2) opłatę ogrodową energetyczną – dotyczy działkowców, których działki są podłączone do sieci ogrodowej i jest uchwalana kwotowo od działki,
3) opłatę ogrodową wodną – ponieważ dotyczy działkowców, których działki podłączone są do sieci ogrodowej i jest uchwalana kwotowo od działki,
4) opłatę za wywóz śmieci - może być uchwalona oddzielnie, ponieważstanowi znaczny koszt funkcjonowania ROD,
5) zadanie inwestycyjne lub remontowe (dla każdego oddzielnie) na wniosek Zarządu ROD,
6) może podjąć uchwałę w sprawie obniżenia opłaty ogrodowej wobec działkowców, którzy z innego tytułu ponoszą obciążenia finansowe, w wysokości nie przewyższającej tych obciążeń,
7) może podjąć uchwałę o powołaniu innej osoby w miejsce dokooptowanej do organu PZD w ROD pomiędzy walnymi zebraniami. Jeśli taka uchwała zostanie podjęta mandat osoby dokooptowanej przed walnym zebraniem wygasa z mocy § 40 ust. 2 statutu PZD.
Walne zebranie nie może uchwalić:
- wysokości składki członkowskiej za przynależność do PZD,
- wysokości partycypacji,
- wysokości opłat ogrodowych wnoszonych przez nowego działkowca wynikających z § 147 ust. 1 pkt 1 – przeznaczonej na inwestycje – kompetencja zarządu ROD oraz z § 147 ust. 1 pkt 2 statutu PZD – przeznaczone na wydatki związane z zarządzaniem ROD – kompetencja okręgowego zarządu PZD,
- wysokości odsetek - obowiązują odsetki ustawowe,
- opłat za przeniesienie prawa do działki – nie wolno pobierać żadnych opłat od tych czynności,
- innych opłat nie mieszczących się w ramach uprawnień statutowych, np. za wjazd na teren ogrodu.
WAŻNE
- Uchwalone przez walne zebranie opłaty obowiązują wszystkich działkowców w ROD, nie tylko członków PZD.
- Opłaty przypisane są do działki i wnosi się je raz w roku, niezależnie od tego ilu użytkowników zmienia się w ciągu roku na danej działce.
Po walnym zebraniu
1. Przekazanie w ciągu 14 dni od zakończenia zebrania następujących dokumentów z walnego zebrania (konferencji) do okręgu PZD:
- uwierzytelnione przez przewodniczącego walnego zebrania i aktualnego prezesa zarządu ROD, ostemplowane pieczęcią ROD kopie podjętych uchwał wraz z załącznikami,
- protokół powołanej na walnym zebraniu komisji mandatowej,
- protokół komisji uchwał i wniosków,
- protokół z walnego zebrania,
- protokół komisji wyborczej - jeśli dokonano wyboru członka organu w miejsce dokooptowanego i ankiet nowo wybranych członków organów.
2. Do dnia 1 lipca każdego roku przedstawienie działkowcom informacji finansowej dotyczącej prowadzenia ROD za ubiegły rok (art. 33 ust. 1 ustawy o ROD). Informacja winna zawierać wpływy i wydatki prowadzonego ROD w podziale na źródła pochodzenia i wydatkowane cele, a także zestawienie środków wpłacanych przez działkowców w podziale na pozycje wymienione w art. 33 ust. 2 ustawy o ROD, tj.:
- wydatki na inwestycje, remonty i bieżącą konserwację infrastruktury ogrodowej,
- opłaty za dostawę mediów, energii elektrycznej i wody w części dotyczącej terenu ogólnego i infrastruktury ogrodowej,
- ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne,
- wydatki na utrzymanie porządku i czystości,
- wydatki związane z zarządzaniem ROD.
Informację należy udostępnić w sposób umożliwiający każdemu działkowcowi zapoznanie się z nią (na tablicach ogrodowych).
3. Zawiadomienie działkowców o wysokości opłat ogrodowych, a także o ich zmianach - ewentualnych podwyżkach w stosunku do poprzedniego roku. Zawiadomienie musi być upowszechnione co najmniej na 14 dni przed uchwalonym na walnym zebraniu terminem wnoszenia opłat, nie później jednak, niż do końca miesiąca poprzedzającego ten termin (art. 34 ust. 1 ustawy o ROD). Zawiadomienia dokonuje się poprzez zamieszczenie informacji w miejscu umożliwiającym każdemu działkowcowi zapoznanie się z nią, a w szczególności poprzez zamieszczenie jej na tablicach ogrodowych lub stronie internetowej ROD (§ 146 ust. 1 statutu PZD).
OBOWIĄZKI OKRĘGOWEGO ZARZĄDU PZD
Po odbyciu zebrań w okręgu:
1. Dokonanie analizy zgodności odbytych walnych zebrań (konferencji) z przepisami związkowymi i ustawą o ROD (zwołanie, przebieg, terminowość).
2. Przeprowadzenie analizy podjętych uchwał pod względem ich zgodności z przepisami związkowymi i powszechnie obowiązującymi.
3. Podejmowanie uchwał w sprawach dotyczących walnych zebrań i podjętych na nich uchwał, a w szczególności:
- unieważnienia zebrań, które nie wypełniły obowiązków statutowych,
- uchylenia lub stwierdzenia nieważności uchwał sprzecznych z przepisami związkowymi, powszechnie obowiązującymi lub nie będących w kompetencjach walnych zebrań.
- wyciągnięcia statutowe kompetencje w stosunku do zarządów ROD, które nie zwołały walnych zebrań lub nie wywiązały się z obowiązków dotyczących walnych zebrań,
4. Podjęcie uchwały w sprawie oceny przebiegu walnych zebrań.
5. Przekazanie do Krajowej Rady PZD sprawozdania z przebiegu walnych zebrań sprawozdawczych.
6. Przyjęcie przez OZ PZD zbiorczego sprawozdania finansowego z ROD za ubiegły rok i zbiorczego preliminarza finansowego z ROD na rok bieżący i przekazanie ich do KR PZD.
Prezydium Krajowej Rady
Polskiego Związku Działkowców
Warszawa, dn. 17 grudnia 2015 r.
