Co do zasady dane osobowe działkowców powinny być przetwarzane w ogrodzie przez członków organów oraz osoby zatrudnione w ROD. Niekiedy może jednak zdarzyć się sytuacja, że dane będą musiały zostać przekazane na zewnątrz, np. do biura rachunkowego, któremu zlecono obsługę księgową ROD. Wówczas, zarząd ROD winien podpisać z takim podmiotem umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.